02/06/2009
[Time] ET 10:00pm-11:30pm
Conference Call
Meeting called by:
Xinghe Yang
Type of meeting:
Executive Team Meeting
Facilitator:
Note taker:
Ning Ge
Attendees:
Yan Chen, Xinghe Yang, Yeming Gu, Frank Yu, Neirong Xiao, Fang Zhou, Ning Ge
Issue 1:
执行委员会委员个人介绍
Summary of Discussion:
- Yan Chen： 85年数学系研究生毕业； Xinghe：78地理；Yeming：78天文； Frank：88生物； Neirong：83物理； Fang Zhou：81天文； Ning Ge：99新闻； Wendy Shi: 92计算机系； Zhe Ji：2002生化
Issue 2:
基金会2008年工作介绍
- Xinghe向大家介绍了基金会在2008年所做的主要工作，包括：向南大贫困学生的捐助以及向四川地震灾区的捐助（两部分捐助的总额达历年之最，但为南大贫困学生募捐到的数额相对过去几年有所减少。）；支持了77、78届校友入学30周年庆典和NUAA/NUFF全国会议；选出了新一届基金会执行委员会；为帮助困难校友家庭而设立Luo Yiren基金和杨蕾基金；设立基金会邮箱等。
- 08年还有一项遗留工作，那就是对地震捐款遗留款的处理工作，在09年初尽早完成。关于这笔款项的处理问题，大家进行了讨论，Xinghe提出了目前可选的几种方案，大家认为其中的捐助图书馆的方案比较合适，如果再找不到更好的途径，就向董事会提出这项提案。
- Yan Chen补充了基金会组织架构的问题。基金会主要组织架构由执行委员会（Executive Team）和董事会（Board）两部分组成。两年进行一次改选。
Issue 3:
关于募款
- Yan Chen 总结了基金会获取校友捐助的主要途径，包括了1. 各地校友会组织活动，帮助基金会宣传，由此获得来自校友的捐助，2. 公司的employee giving campaign，3. 特殊事件获得捐助（如四川地震），4. 小团体小范围组织的捐助（如，以系为单位的捐助）， 5. 来自某些个人的特殊捐助。
- 在全美范围内，校友会活动多或校友多的地区往往是基金的主要来源,象新泽西纽约地区, 加州地区, 亚特兰大地区, 等等。
- 讨论中提到了当初为四川地震设置的Google Online Donation System非常有效，在今后的基金会运行中要继续加以运用。
- 讨论中还提到通过寄募款信的方式来募款在过去的运行中起到了非常好的效果，在09年会继续使用。
- Xinghe和Yan Chen提醒，至2008年底基金会结余款已不多，应该积极组织募款活动，同时控制组织大型活动的支出等，以保证基金会健康的运行和发展。目前基金的日常运行费用不超过总支出的5%.
Issue 4:
网站建设
- Frank Yu介绍了目前基金会网站建设的工作进度和遇到的主要问题。网站域名已经购买，但是在购买服务器，网站内容建设以及和NUAA网站的兼容问题上遇到一些困难。经过讨论大家决定先尝试另外购买服务器服务，尽快推出第一版的基金会网站，之后继续完善以降低运行开支和解决与NUAA网站兼容等问题。
- 在网站内容问题的讨论中，大家一致认为 Newsletter 是非常好的沟通校友，丰富网站内容的方式，应该在今后的工作中继续使用。
- Zhe Ji继续建设online donation的系统。便捷的捐款方式对更好的募款非常重要。
Action items
Person responsible
ü Frank Yu，Zhe Ji，Ning Ge
基金会网站建设
ü Ning Ge
Newsletter以及募捐信
ü Yeming， Neirong
基金会财务管理
ü Xinghe， Yan Chen，Fang Zhou
募款和捐款相关工作
ü Xinghe
对四川地震捐款遗留款的处理工作
