NUFF Executive Team Meeting

09/19/2009

 [Time] ET 10:00pm-11:30pm

Conference Call

Meeting called by:

Xinghe Yang

Type of meeting:

Executive Team Meeting 

Facilitator:

Xinghe Yang

Note taker:

Ning Ge

Attendees:

Yan Chen, Xinghe Yang, Yeming Gu, Frank Yu, Zhe Ji, Ning Ge

Minutes

Issue 1:

最近一段时间总体情况介绍

Summary of Discussion:

-          Xinghe向大家简单总结了这段时间基金会工作情况：捐助主要集中在四川地震捐助上，今年获得的奖学金专用款项捐助数目比较少，给两个受困校友家庭进行了资助，Google Online捐助的设立，基金会报税等。

Issue 2:

财政状况介绍

Summary of Discussion:

-          Yeming向大家详细介绍了基金会今年报税情况以及基金会目前的财政支出状况。关于财政状况有几点情况比较突出。首先，虽然去年基金会获得了历年来最多的捐助，但由于捐助大多集中在四川地震上，导致了奖学金专用款项上收入非常少，现在帐目上的4万左右balance都是之前几年余下。 General Fund数目也很少。因此募款工作必须尽快推动。

Issue 3:

募款

Summary of Discussion:

-          大家一致认为，必须尽快推动募款，给奖学金帐目募集更多款项。

-          经过讨论，大家提出了以下几种募款方式：1）邮寄募款信和Newsletter。这种方式比较直接有效，在10月份(最迟11月初)尽快把相关信件寄出到南大校友手中。2）请各地校友会帮助发出募款的email，以及在校友活动上帮助募款。3）请board member帮助联络相关南大校友，通过电邮电话等方式，希望能获得相关校友较大款项的捐助。

-          大家还就如何邮寄募款信进行了详细的讨论。决定各个执行委员会成员分工合作，每人负责若干邮件的邮寄工作，尽早将此任务完成。

Issue 4:

基金会网站建设

Summary of Discussion:

-          Frank 介绍了基金会网站建设的情况以及遇到的瓶颈问题，比如他使用的技术比较复杂，和原来校友会的网站技术不兼容，将来的维护可能会比较困难等。

-          大家经过讨论，决定使用原来简单的技术，尽快把基金会网站从校友会网站上单独出来，使用同一server，但基金会使用单独的域名。Frank仍然负责此工作，和南大的两个part-time维护网站的学生配合。

Issue 5:

今年的奖学金资助

Summary of Discussion:

-          Xinghe向大家简单介绍了历年来奖学金资助学生的个数，从最初的6个，到近几年每年16个，其中一等奖10个，二等奖6个。大家的一致认为，每年最少资助人数要达到10个。

-          关于今年资助的人数，大家讨论决定仍然维持去年的16个。

Issue 6:

Board Meeting

Summary of Discussion:

-          11月份要召集一次board meeting，由Chen Yan 负责召集。

-          大家就board meeting的内容进行了简单的讨论。内容主要包括：基金会工作汇报，请board member帮助推动下一轮的捐助，以及沟通一下board member中近期的人员变动等。

Action items

Person responsible

ü       Ning Ge

Coordinate 募款信的邮寄

ü       Yan Chen

负责board meeting的召集

ü       Frank Yu

继续基金会网站建设

ü       Xinghe Yang

准备好募款信邮寄的地址